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4 consigli per qualificare l’Organismo Notificato o l’Ente di Certificazione

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Spesso le aziende subiscono una “qualifica inversa” in quanto clienti di Enti di Certificazione o di Organismi Notificati i quali, al contrario pur fornendo un servizio critico, non sono valutati ma “valutano”.

Ci siamo chiesti quale sarebbe il risultato se misurassimo l’Ente di Certificazione o l’Organismo Notificato così come vuole la nuova ISO 9001:2015 o la nuova ISO 13485:2016?

I nuovi standard dei sistemi di gestione per la qualità stabiliscono che i criteri per la valutazione e selezione dei fornitori devono basarsi sulla valutazione delle prestazioni del fornitore stesso e in base alle ripercussioni che avrebbe il servizio sulla qualità del nostro prodotto. Vediamo pertanto quali potrebbero essere i requisiti di prestazione su cui basare la nostra valutazione preventiva per esser certi che stiamo scegliendo l’ENTE giusto come partner.


1. EMPATIA: “Piacere, sono il Direttore Generale Commerciale Marketing Vendite, Gran Maestro della Comunicazione”

La prima visita al cliente non deve essere quella commerciale! Tutti sappiamo quanto sia importante il marketing per l’espansione e la vendita ma, quando c’è da certificare un prodotto, che è un investimento per l’azienda, o da certificare l’azienda stessa, per espandere la sua credibilità, ciò che ci aspettiamo è un colloquio tecnico e non commerciale. Chiediamo un interlocutore che sappia di cosa stiamo parlando. Un interlocutore che comprenda lo stato d’animo della nostra organizzazione e la motivazione per cui il nostro interlocutore è stato chiamato. Quante volte ci siamo sentiti dire di sì a tutti i nostri dubbi tecnici e poi, al primo contatto con l’auditor, tanti “sì” sono stati trasformati in “forse” e poi ancora in “purtroppo non è così”.


2. PRONTEZZA: “Ah le serve subito il certificato? Abbiamo approvato la sua pratica solo il mese scorso, non pensavo le servisse subito il certificato”

Le velocità di reazione nell’emettere un preventivo, un rapporto o nel rispondere al telefono ad un nostro dubbio o richiesta è un segnale di chiarezza ed autonomia dei ruoli all’interno dell’ENTE, di regole definite e, soprattutto, di organizzazione.


3. PIANIFICAZIONE CONCRETA: “Non si preoccupi! Le metto nero su bianco che il 30 Febbraio faremo l’audit e chiuderemo la pratica!”

Verificate la capacità dell’ENTE di pianificare in tempi ragionevoli l’intero processo di certificazione; un valore aggiunto, che sicuramente aumenterebbe la valutazione delle prestazioni dell’ENTE, è la comunicazione della mappa del processo di certificazione con i rispettivi tempi propri dell’ENTE come ad esempio il numero di giorni di anticipo per la pianificazione degli audit, o il numero di giorni di calendario necessari per la valutazione della documentazione.

Ad esempio, conoscere il tempo di attesa per ciascuna fase di competenza dell’ENTE permetterebbe alla nostra organizzazione di pianificare in modo realistico il lancio di un prodotto o della nuova immagine aziendale.


4. LE COMPETENZE NON SI SCRIVONO A TAVOLINO: “Il team di audit che Le manderemo è super qualificato. Hanno già fatto 5 giorni di audit sul campo…. e sono tutti laureati!”

Come suggerisce la ISO 19011, la competenza di un auditor dovrebbe essere valutata tenendo conto della capacità di applicare le conoscenze e le abilità acquisite attraverso non solo l’istruzione ma anche l’esperienza lavorativa. Nel pianificare l’audit con l’ENTE sarebbe opportuno approfondire le competenze disponibili del gruppo di audit che sarà assegnato. Come valutarle? Ad esempio possiamo prendere come riferimento il numero di giornate di audit fatte come Responsabile di Gruppo di Audit e su quali esperienze lavorative si è basato il suo bagaglio professionale. Anche l’esperienza di lavoro in azienda può essere un elemento distintivo e qualificante in quanto chi ha già vissuto la vostra stessa esperienza avrà una capacità maggiore di applicare le conoscenze acquisite.


Altri consigli pratici sulla qualifica dei fornitori e applicazione dei requisiti previsti dalla ISO 13485 e ISO 9001 saranno affrontati durante gli specifici corsi di formazione.

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